Zásady ochrany osobních údajů
Aktualizace: 01.04.2025
1
K čemu slouží toto prohlášení? Co je to GDPR a UK GDPR?
1. Toto prohlášení slouží k naplnění informační povinnosti a k tomu, abychom vás informovali o tom, jak zpracováváme osobní údaje.
2. Skupinu Profitroom (dále jen „Skupina Profitroom“) tvoří následující společnosti:
- Profitroom S.A. se sídlem v Poznani (60-829), ul. Franklina Roosevelta 9, zapsaná v Národním soudním rejstříku vedeném Obvodním soudem Poznań Nowe Miasto i Wilda, VIII hospodářské oddělení, pod číslem KRS: 0000303746, DIČ: 5252423458, se základním kapitálem: 1 513 067,20 PLN (dále jen „Profitroom S.A.“),
- Profitroom Ltd. se sídlem na adrese: 6th Floor, 2 London Wall Place, Londýn, Velká Británie, EC2Y 5AU, DIČ: GB 386259945, registrační číslo společnosti: 13470993 (dále jen „Profitroom LTD“),
- Profitroom s.r.o. se sídlem na adrese: Haštalská 1072/6, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika. DIČ: CZ11823941, identifikační číslo: 118 23 941 (dále jen „Profitroom SRO“).
3. Každá ze společností Skupiny Profitroom zpracovává osobní údaje:
- pouze za jasně stanovenými, zákonnými účely,
- v rozsahu nezbytném, přiměřeném a relevantním,
- čestně, zákonně a bezpečně,
- transparentně, se znalostí dotčených osob a s respektem k jejich právům,
- po dobu nezbytně nutnou,
- způsobem, který umožňuje doložit dodržování právních předpisů o ochraně údajů,
- třetím stranám pouze s odpovídajícími zárukami.
4. GDPR je zkratka pro Obecné nařízení o ochraně osobních údajů 2018/1725. Pravidla určují zásady a požadavky, které musíme dodržovat při zpracování osobních údajů. Tato pravidla dodržují všechny společnosti Skupiny Profitroom.
5. Ve Velké Británii se ochrana údajů řídí britským obecným nařízením o ochraně údajů (tzv. UK GDPR) a zákonem o ochraně údajů z roku 2018. Tato pravidla uplatňuje společnost Profitroom LTD. Společnost Profitroom S.A. vystupuje jako zástupce ve smyslu GDPR pro společnost Profitroom LTD.
2
Kdy jsme správcem osobních údajů? Kdy jsme zpracovatelem?
6. Správce osobních údajů rozhoduje o účelech a prostředcích zpracování osobních údajů, tedy má nad nimi kontrolu. Zpracovatel jedná na pokyn správce, což znamená, že samostatně nerozhoduje o účelech ani prostředcích zpracování a vykonává úkoly stanovené ve smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA).
7. V následujících případech vystupujeme jako správce údajů:
- Personální záležitosti: Profitroom S.A.
- HR: Profitroom S.A.
- Zaměstnávání pracovníků: společnosti ve Skupině Profitroom
- Školení zaměstnanců: společnosti ve Skupině Profitroom
- Objednávky dílů, surovin, produktů, externích služeb: Profitroom S.A.
- IT, servis zařízení: Profitroom S.A.
- Testování kvality služeb: společnosti ve Skupině Profitroom
- Plánování nových služeb, výzkum a vývoj, strategie: Profitroom S.A.
- Prodej: společnosti ve Skupině Profitroom
- Marketing: společnosti ve Skupině Profitroom
- Zákaznický servis: společnosti ve Skupině Profitroom
- Finance, účetnictví (v souvislosti s vyúčtováním se zákazníky, nikoliv mezi hotelovými hosty a hotely): společnosti ve Skupině Profitroom
- Uživatelé systému Suite (pro Suite platí samostatné zásady ochrany osobních údajů): Profitroom S.A.
8. V následujících případech společnosti Skupiny Profitroom vystupují jako zpracovatelé údajů:
- Umožnění zákazníkovi poskytovat služby svým klientům (např. online rezervace hotelů)
- Zpracování karetních transakcí
- Umožnění zákazníkovi zasílat nabídky pobytu a informace o událostech a akcích
- Umožnění zákazníkovi realizovat věrnostní program
- Přístup a obsluha systémů poskytovaných za účelem realizace smlouvy, realizace školení, webinářů a zpráv zasílaných ze systému
- Provádění analýz dat za účelem zobrazení reportů v systému nebo generování reportů pro zákazníka
3
Jak zpracováváme osobní údaje?
9. Vyber si variant, který se tě týká, a zjisti více o tom, jak zpracováváme tvé osobní údaje.
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které nám poskytnete, zejména jméno, příjmení, pohlaví, e-mailovou adresu, telefonní číslo, místo zaměstnání, pracovní pozici, podobu (pokud do e-mailového podpisu přidáváte fotografii).
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem komunikace s vámi (oprávněný zájem správce). Například pokud nám napíšete na některou z e-mailových adres v doméně profitroom.com, můžete očekávat odpověď odpovídající vašemu dotazu.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
V případě e-mailové komunikace je správcem údajů Profitroom S.A. V případě komunikace poštou je správcem společnost ze Skupiny Profitroom, se kterou si dopisujete.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Osobní údaje získáváme přímo od vás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Zpracování údajů začíná ve chvíli, kdy nás kontaktujete. Následně údaje zpracováváme pro účely komunikace. Po jejím ukončení údaje uchováváme ještě po dobu 2 let pro účely stanovení, uplatňování nebo obhajoby právních nároků.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí podnikové skupiny, která má oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci své skupiny pro interní administrativní účely, což se vztahuje i na zpracování údajů souvisejících s korespondencí.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které realizují daný proces související s účelem, zejména společnosti poskytující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano.
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. V případě ostatních příjemců, pokud je předávání mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak výhradně subjektům, s nimiž je uzavřena příslušná smlouva a jsou zajištěny záruky, jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů nezveřejňujeme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. f UK GDPR: pro Profitroom LTD.
Jaké údaje zpracováváme?
Události Profitroom vyžadují registraci, takže rozsah údajů, které zpracováváme, závisí na obsahu registračního formuláře. Obvykle žádáme o jméno, příjmení, e-mailovou adresu a telefonní číslo. Můžeme také požádat o místo zaměstnání, pracovní pozici atd.
Pokud se účastníte veletrhu nebo akce organizované jiným subjektem než společnostmi Skupiny Profitroom, můžeme získat vaše osobní údaje poskytnuté při registraci a udělení souhlasu s jejich předáním nám, nebo pokud nám údaje sdělíte přímo na stánku Profitroom apod.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem zaslání připomenutí o termínu události nebo za účelem kontaktování v souvislosti s osobními údaji, které jste nám poskytli (oprávněný zájem správce). Např. pokud se zaregistrujete na jednu z událostí pořádaných společností ze Skupiny Profitroom, obdržíte e-mail nebo SMS s připomenutím data nebo podrobností události, abyste na ni nezapomněli.
Pokud obdržíme vaše údaje od organizátora události, kontaktujeme vás, abychom splnili informační povinnost a poskytli informace, s nimiž jste souhlasili v rámci sdílení údajů. Stejně tak vás kontaktujeme, pokud nám zanecháte vizitku, abychom vám poskytli informace, o které jste požádali nebo které vás na události zajímaly.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Správcem údajů je organizátor události, ve většině případů to bude Profitroom S.A. Vždy si ale zkontrolujte, kdo událost pořádá. Pokud dáváte souhlas s předáním údajů, bude v textu souhlasu uvedeno, kdo je správcem. V případě předání vizitky je správcem Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Pokud vyplníte formulář nebo nám předáte vizitku, získáváme údaje přímo od vás.
Pokud dáváte souhlas s předáním údajů jedné nebo více společnostem Skupiny Profitroom, získáváme je od organizátora události.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Zpracování údajů začíná okamžikem jejich získání. Poté údaje uchováváme po dobu 2 let od jejich získání, nebo pokud s vámi navážeme kontakt, pak 2 roky od ukončení komunikace.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí podnikové skupiny, která má oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci své skupiny pro interní administrativní účely, což se vztahuje i na údaje zpracovávané v rámci provozní činnosti.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které provádějí daný proces v souvislosti s výše uvedeným účelem, zejména společnosti zajišťující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné? Ano, ale neposkytnutí údajů znemožňuje registraci na událost Profitroom.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor dochází k předání pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. f UK GDPR: pro Profitroom LTD.
Jaké údaje zpracováváme?
E-mailová adresa, země. Nepovinně z těchto údajů můžeme odvodit vaše jméno, příjmení, pohlaví, místo zaměstnání.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem zasílání obchodních sdělení. Pokaždé, když nám udělíte souhlas se zasíláním těchto sdělení, jste přihlášeni k odběru našeho newsletteru.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Údaje zpracováváme od okamžiku udělení souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. Po odvolání souhlasu vám již nebudeme newsletter zasílat, avšak máme právo zpracovávat informace o tom, kdy, kdo a jaký souhlas udělil a jaké zprávy byly odeslány. Tyto informace uchováváme po dobu 2 let od odvolání souhlasu za účelem prokázání, uplatnění nebo obhajoby právních nároků.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci skupiny za účelem interní administrativy, což se týká také zpracování osobních údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí firmy, které realizují konkrétní proces v rámci výše uvedeného účelu – zejména společnosti poskytující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor dochází k předání pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které je třeba uvést v rámci náboru. Tyto údaje se shromažďují prostřednictvím formuláře na vyhrazené stránce https://jobs.profitroom.com/jobs/careers/, ačkoli je možné je poskytnout také prostřednictvím kontaktu s náborářem přes portál LinkedIn. V takovém případě vás pracovník nevyzve k poskytnutí údajů, ale pouze odpoví na vaše dotazy nebo upřesní pravidla probíhajícího náboru. Pamatujte, že nábor neprovádíme prostřednictvím sociálních sítí nebo externích webových stránek – jedinou stránkou pro přihlášení do Profitroom je výše uvedená.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem provedení náborového procesu.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás nebo prostřednictvím doporučení.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Údaje zpracováváme od okamžiku jejich poskytnutí v souvislosti s účastí na náboru. Během celého náborového procesu je uchováváme a v případě, že nejste přijati, je odstraníme po 2 letech od ukončení náboru za účelem prokázání, uplatnění nebo obrany právních nároků. Pokud jste přijati, údaje jsou uchovávány po celou dobu zaměstnání a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy. Pokud nejste přijati a odvoláte souhlas před ukončením náboru, uchováváme informace o tom, kdo, kdy a jaký souhlas udělil, včetně poskytnutých údajů, po dobu 2 let od odvolání souhlasu.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci skupiny za účelem interní administrativy, což se týká také zpracování osobních údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí firmy, které realizují konkrétní proces v rámci výše uvedeného účelu – zejména společnosti poskytující outsourcing služeb (např. IT, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano, avšak nezbytné pro účast na náborovém procesu.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor dochází k předání pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které je třeba uvést v rámci náboru. Tyto údaje se shromažďují prostřednictvím formuláře na vyhrazené stránce https://jobs.profitroom.com/jobs/careers/, ačkoli je možné je poskytnout také prostřednictvím kontaktu s náborářem přes portál LinkedIn. V takovém případě vás pracovník nevyzve k poskytnutí údajů, ale pouze odpoví na vaše dotazy nebo upřesní pravidla probíhajícího náboru. Pamatujte, že nábor neprovádíme prostřednictvím sociálních sítí nebo externích webových stránek – jedinou stránkou pro přihlášení do Profitroom je výše uvedená.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem provedení náborového procesu.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás nebo prostřednictvím doporučení.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Údaje zpracováváme od okamžiku jejich poskytnutí v souvislosti s účastí na náboru. Během celého náborového procesu je uchováváme a v případě, že nejste přijati, je odstraníme po 2 letech od ukončení náboru za účelem prokázání, uplatnění nebo obrany právních nároků. Pokud jste přijati, údaje jsou uchovávány po celou dobu zaměstnání a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy. Pokud nejste přijati a odvoláte souhlas před ukončením náboru, uchováváme informace o tom, kdo, kdy a jaký souhlas udělil, včetně poskytnutých údajů, po dobu 2 let od odvolání souhlasu.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci skupiny za účelem interní administrativy, což se týká také zpracování osobních údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí firmy, které realizují konkrétní proces v rámci výše uvedeného účelu – zejména společnosti poskytující outsourcing služeb (např. IT, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano, avšak nezbytné pro účast na náborovém procesu.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor dochází k předání pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR
Jaké údaje zpracováváme?
V závislosti na tom, jaké údaje uvedete v průzkumu nebo zpětné vazbě. Obvykle shromažďujeme informace jako jméno, příjmení, e-mailovou adresu, místo zaměstnání, pozici.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem uvedeným v obsahu souhlasu, nebo pokud je průzkum či zpětná vazba realizována na základě oprávněného zájmu správce, pak je tímto oprávněným zájmem získávání informací v souvislosti se zákaznickým servisem.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
V závislosti na tom, pro který subjekt je souhlas udělen, je tímto subjektem správce osobních údajů. V případě oprávněného zájmu správce je správcem údajů Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Údaje zpracováváme od okamžiku udělení souhlasu. Pokud souhlas odvoláte, přestaneme údaje zpracovávat pro účel uvedený v souhlasu, ale máme právo uchovávat informace o tom, kdo, kdy a jaký souhlas udělil, a jaké zprávy byly zaslány. Tyto informace uchováváme po dobu 2 let od odvolání souhlasu pro účely prokázání, uplatnění nebo obhajoby právních nároků.
V případě oprávněného zájmu správce zpracováváme údaje od okamžiku odeslání dotazníku/zpětné vazby a uchováváme zpětnou vazbu či její nedostatek po dobu 2 let (pro účely prokázání, uplatnění nebo obhajoby právních nároků).
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci skupiny za účelem interní administrativy, což se týká také zpracování osobních údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí firmy, které realizují konkrétní proces v rámci výše uvedeného účelu – zejména společnosti poskytující outsourcing služeb (např. IT, zákaznická podpora, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano, poskytnutí souhlasu je dobrovolné. V případě oprávněného zájmu správce sbíráme zpětnou vazbu nebo odesíláme dotazníky, což je běžnou praxí. Pokud si to nepřejete, můžete vznést námitku.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor dochází k předání pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele, např. e-mailových služeb nebo serverů. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. a UK GDPR: pro Profitroom LTD.
čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR: pro Profitroom S.A. pokud je právním základem oprávněný zájem správce.
Jaké údaje zpracováváme?
V závislosti na tom, jaké údaje obdržíme od partnera nebo dodavatele shromažďujícího údaje z veřejně dostupných zdrojů nebo vlastnícího vizitky s osobními údaji. Naším cílem není zpracovávat jiné než pracovní údaje jako: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, místo práce, pracovní pozice. Na základě těchto údajů můžeme také odvodit: pohlaví, podobu (pokud jsou s údaji spojeny veřejně dostupné fotografie na internetu), zemi.
Za jakým účelem?
Zpracováváme údaje za účelem navázání kontaktu s vámi a požádání o možnost navázat obchodní komunikaci (oprávněný zájem správce).
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje nezískáváme přímo od vás, ale od třetí strany. Při prvním kontaktu uvádíme informační povinnost dle čl. 14 GDPR a sdělujeme přesně, od koho jsme vaše údaje získali. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Údaje začínáme zpracovávat od okamžiku jejich získání jako tzv. lead. Následně vás kontaktujeme. Pokud vás kontaktujeme, archivujeme informace, které nám umožní doložit, čí údaje jsme zpracovali, od koho jsme je získali a jak byly zpracovány, po dobu 2 let od okamžiku vznesení námitky – pro účely prokázání, uplatnění nebo obhajoby právních nároků. Pokud vás nekontaktujeme, údaje jsou vymazány do 12 měsíců od jejich získání.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci skupiny pro interní administrativní účely, což zahrnuje i zpracování osobních údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které realizují daný proces v rámci uvedeného účelu, zejména poskytovatelé outsourcingových služeb (např. IT, zákaznická podpora, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano, udělení souhlasu je dobrovolné. V případě oprávněného zájmu správce sbíráme zpětnou vazbu nebo zasíláme dotazníky v rámci běžné praxe. Pokud si to nepřejete, můžete vznést námitku.
Dochází k předání údajů do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. U ostatních příjemců mimo Evropský hospodářský prostor je předání realizováno pouze tehdy, pokud existuje odpovídající smlouva a záruky, např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele (např. e-mailové služby nebo servery). Pokud potřebujete více informací, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
Jaké údaje zpracováváme?
Jméno, příjmení, e-mailová adresa, místo práce.
Za jakým účelem?
Údaje zpracováváme za účelem zasílání oznámení. Tato oznámení se mohou týkat důležitých informací souvisejících se službami poskytovanými jednou nebo více společnostmi ze skupiny Profitroom nebo jiných důležitých informací pro vás: např. informace o změně podmínek, změně smlouvy, změnách v systému apod. (oprávněný zájem správce).
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Profitroom S.A.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme na základě údajů ze systému. Tyto údaje jste uvedli vy, a pokud by tomu tak nebylo, budeme vás o tom informovat.
Komunikace může být zasílána uživatelům systému, kontaktním osobám nebo na e-mailové adresy uvedené ve smlouvě, VOP nebo subjektům dotčeným porušením ochrany osobních údajů apod.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Od okamžiku odeslání e-mailu zpracováváme informace o tom, komu, co a kdy bylo zasláno. Tyto informace uchováváme po dobu 12 měsíců. Pokud jste na tento e-mail odpověděli, zpracování údajů probíhá v souladu s příslušným bodem výše.
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které obdržíme od zákazníka, partnera nebo dodavatele, případně přímo od vás (např. pokud nás kontaktujete e-mailem) v souvislosti s plněním smlouvy nebo pro její uzavření nebo provedení apod. Nejčastěji se jedná o osobní údaje zahrnující: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, místo práce, pozici, zemi a telefonní číslo.
Za jakým účelem?
Údaje zpracováváme za účelem obchodní komunikace, pokud zastupujete nebo jste kontaktní osobou na straně zákazníka, partnera nebo dodavatele. Můžeme vám zasílat informace nebo oznámení související s obchodními činnostmi, které jsou obvyklé v tomto typu vztahu a souvisejí s obchodní smlouvou, která byla nebo má být uzavřena.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Společnost ze skupiny Profitroom, která vede obchodní činnost se zákazníkem, partnerem nebo dodavatelem.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás nebo od zákazníka, partnera či dodavatele, pokud nám je předal – např. pro vytvoření účtu v systému nebo pokud byly vaše údaje uvedeny ve smlouvě jako kontaktní osoba.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Od navázání obchodního vztahu a získání osobních údajů. Dále po dobu trvání tohoto vztahu nebo do změny údajů – např. pokud nás zákazník, partner nebo dodavatel informuje o změně údajů a odstranění vašich údajů. Pokud nemají být vaše údaje dále zpracovávány nebo pokud obchodní vztah končí, máme právo zpracovávat informace o tom, kdy, koho a jak jsme údaje zpracovávali po dobu 2 let od zaznamenání této skutečnosti – pro účely určení, uplatnění nebo obhajoby právních nároků.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci své skupiny pro interní administrativní účely, což se týká i zpracování osobních údajů v rámci obchodní činnosti.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které realizují daný proces v souvislosti s uvedeným účelem, zejména společnosti zajišťující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano.
Jsou údaje předávány do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. V případě ostatních příjemců údajů, pokud dochází k předání mimo Evropský hospodářský prostor, pouze subjektu, se kterým je uzavřena odpovídající smlouva a je zajištěna ochrana prostřednictvím standardních smluvních doložek. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele služeb, např. e-mailové nebo serverové. Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. b UK GDPR: pro Profitroom LTD.
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které od vás obdržíme. Nejčastěji se jedná o osobní údaje, jako jsou: jméno, příjmení, e-mailová adresa a země.
Za jakým účelem?
Údaje zpracováváme za účelem vyřízení vaší stížnosti, reklamace, žádosti apod. (oprávněný zájem správce).
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Společnost ze Skupiny Profitroom, na kterou se obracíte se stížností, reklamací, žádostí apod.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Od chvíle, kdy podáte stížnost, reklamaci, žádost apod. Následně zpracováváme údaje po dobu 2 let od vyřízení vaší žádosti za účelem určení, uplatnění nebo obhajoby právních nároků.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci své skupiny pro interní administrativní účely, což zahrnuje i zpracování údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které provádějí daný proces v souvislosti s účelem uvedeným výše – zejména společnosti zajišťující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Ano.
Jsou údaje předávány do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. V případě ostatních příjemců údajů, pokud dochází k předání mimo Evropský hospodářský prostor, výhradně subjektům, s nimiž je uzavřena odpovídající smlouva a jsou zajištěny záruky, jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele (např. poskytovatele e-mailových nebo serverových služeb). Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. f UK GDPR: pro Profitroom LTD.
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které jsou nezbytné k vedení vymáhání pohledávek nebo sporu s vámi na základě všech údajů, které jsme o vás shromáždili a které jsou nezbytné pro daný proces.
Za jakým účelem?
Údaje zpracováváme za účelem vymáhání pohledávek nebo vedení sporu s vámi.
Kdo je správcem osobních údajů v tomto konkrétním případě?
Společnost ze Skupiny Profitroom, vůči které jste dlužníkem nebo se nacházíte ve sporu.
Jaký je zdroj zpracovávaných údajů?
Údaje získáváme přímo od vás.
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Od začátku daného procesu až do jeho ukončení s tím, že pokud měkké vymáhání pohledávek skončí podáním žaloby, doba se prodlužuje na celou dobu trvání řízení a 2 roky po jeho ukončení za účelem archivace řízení právní kanceláří. Pokud bylo vymáhání úspěšně ukončeno, informace o jeho průběhu a výsledcích zpracováváme ještě po dobu 5 let od jeho ukončení pro účely archivace daňových dokladů.
Komu jsou údaje zpřístupněny?
Skupina Profitroom je součástí skupiny podniků, které mají oprávněný zájem na předávání osobních údajů v rámci své skupiny pro interní administrativní účely, což zahrnuje i zpracování údajů souvisejících s provozní činností.
Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které provádějí daný proces v souvislosti s účelem uvedeným výše – zejména společnosti zajišťující outsourcing služeb (např. IT, zákaznický servis, podpora prodeje, právní služby apod.).
Je poskytnutí údajů dobrovolné?
Nežádáme vás o poskytnutí údajů. Zpracováváme údaje, které o vás máme.
Jsou údaje předávány do třetí země?
Údaje jsou předávány v rámci Skupiny Profitroom společnosti Profitroom LTD se sídlem ve Velké Británii. V případě ostatních příjemců údajů, pokud dochází k předání mimo Evropský hospodářský prostor, výhradně subjektům, s nimiž je uzavřena odpovídající smlouva a jsou zajištěny záruky, jako např. standardní smluvní doložky. Z bezpečnostních důvodů veřejně neuvádíme konkrétní poskytovatele (např. poskytovatele e-mailových nebo serverových služeb). Pokud potřebujete podrobnější informace, kontaktujte nás.
Jaký je právní základ?
čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR: pro Profitroom S.A. a Profitroom SRO.
čl. 6 odst. 1 písm. c UK GDPR: pro Profitroom LTD.
4
Tvá práva
10. Rádi bychom vás informovali, že máte právo:
- získat potvrzení, že zpracováváme vaše osobní údaje, a požádat o kopii osobních údajů, které o vás uchováváme, v rozsahu, v jakém to nezasahuje do práv třetích osob, zejména práva na obhajobu nebo práva na soukromí;
- požadovat aktualizaci osobních údajů, které o vás uchováváme, nebo opravu těch osobních údajů, které považujete za nesprávné nebo neúplné;
- požadovat vymazání osobních údajů, které o vás uchováváme, nebo omezení způsobu, jakým tyto údaje používáme, pokud se domníváte, že již neexistuje právní základ pro jejich zpracování. Tato práva se však neuplatňují, pokud je zpracování nezbytné pro určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků;
- odvolat souhlas se zpracováním vašich osobních údajů (v rozsahu, v jakém je zpracování založeno na souhlasu);
- obdržet kopii osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat tyto údaje jinému správci (v rozsahu, v jakém je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě);
- vznášet námitky proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je právním základem oprávněný zájem. V takovém případě zpracování ukončíme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody nebo je zpracování spojeno s určením, uplatněním nebo obhajobou právních nároků;
- máte rovněž právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. Pokud již od nás nechcete dostávat žádný přímý marketing, můžete nás kontaktovat (viz níže) nebo kliknout na odkaz pro odhlášení v jakékoli takové zprávě. V takovém případě již nebudeme údaje pro tyto účely zpracovávat;
- podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů ve své jurisdikci nebo v jurisdikci jedné ze společností skupiny Profitroom, které se stížnost týká. Příslušné úřady jsou:
- pro Profitroom S.A. je to Úřad pro ochranu osobních údajů (uodo.gov.pl)
- pro Profitroom LTD je to Úřad komisaře pro informace (ico.org.uk)
- pro Profitroom SRO je to Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz)
Než podáte stížnost, prosím, kontaktujte nás a sdělte nám, co podle vás děláme špatně. Pomůže nám to zlepšit se a možná váš problém vyřešíme bez nutnosti zapojení dozorového úřadu.
11. Pokud chcete uplatnit kterékoli ze svých práv, můžete nás kontaktovat zasláním žádosti na Inspektorku ochrany osobních údajů paní Beatu Marek, která byla jmenována Inspektorkou pro každou ze společností skupiny Profitroom:
- zasláním e-mailu na adresu gdpr@profitroom.com
- poštou na adresu společnosti, které chcete svou žádost adresovat – viz bod 2.
5
Bezpečnost
12. Uplatňujeme přísná technická a organizační (bezpečnostní) opatření na ochranu Vašich údajů před přístupem neoprávněných osob a před nezákonným zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením a poškozením, a to jak online, tak offline.
13. Tato opatření zahrnují mimo jiné:
- školení příslušného personálu, aby si byl vědom našich povinností v oblasti ochrany soukromí při zpracování osobních údajů,
- implementaci politik a postupů v souladu s GDPR, UK GDPR a normou ISO 27001,
- shodu s normou PCI DSS,
- kontroly, inspekce (revize) a audity k ověření souladu a odpovědnosti za zpracování,
- omezení přístupu k osobním údajům podle zásady „potřeby vědět“,
- silná hesla včetně dvoufaktorového ověřování,
- technologická bezpečnostní opatření jako firewally, šifrování a antivirový software; blokování přístupu při ztrátě nebo krádeži zařízení; elektronický monitoring; fyzická bezpečnostní opatření jako bezpečnostní průkazy umožňující přístup do našich prostor.
14. Přestože uplatňujeme příslušná bezpečnostní opatření po obdržení Vašich osobních údajů, přenos údajů – zejména přes internet (včetně e-mailu) – nikdy není zcela bezpečný. Vynakládáme maximální úsilí na ochranu osobních údajů, ale nemůžeme zaručit jejich bezpečnost při přenosu k nám nebo od nás. Přístup k Vašim osobním údajům omezujeme pouze na osoby, které podle našeho názoru musí mít přístup k těmto informacím za účelem plnění svých pracovních povinností.
6
Profilování a automatizované rozhodování
7
Údaje nezletilých
16. Neshromažďujeme žádné údaje ani vědomě neprovádíme marketingové aktivity vůči nezletilým osobám mladším 18 let. Naším cílem je zpracovávat osobní údaje související s profesní nebo obchodní činností, které nám pomáhají navázat a udržovat obchodní vztahy.
17. Pokud se ukáže, že se nezletilá osoba přihlásila k odběru našeho newsletteru nebo nám poskytla své údaje – například nás kontaktovala – tyto údaje budou neprodleně odstraněny.
8
Jak nás kontaktovat?
18. Doufáme, že Vám tyto Zásady ochrany osobních údajů pomohou lépe pochopit a cítit se jistěji, pokud jde o to, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud máte jakékoli další dotazy, kontaktujte nás:
- E-mailem na Pověřence pro ochranu osobních údajů, paní Beatu Marek (komunikace v polštině nebo angličtině): gdpr@profitroom.com
- Písemně: na adresu společnosti, které dotaz směřujete. Adresy naleznete v bodě 2.
9
Cookies a další identifikátory
19. Na webové stránce profitroom.com využíváme soubory cookies a podobné technologie. Níže jsme uvedli informace o souborech cookies a podobných technologiích, které používáme, a další informace týkající se způsobu fungování našich služeb a aplikací, včetně informací o využívání geolokace.
Co jsou soubory cookies?
Soubory cookies, tedy tzv. „sušenky“, jsou textové soubory ukládané na vaše zařízení (např. počítač, notebook, smartphone), když prohlížíte internet. Při opětovné návštěvě našeho webu prohlížeč odešle soubor cookie zpět na web (přesněji na jeho server) a tímto způsobem můžeme např. rozpoznat, kdy nás uživatel znovu navštíví.
Sušenky mají svou dobu platnosti, po jejímž uplynutí se stanou neaktivními. V našich službách a aplikacích využíváme také další podobné technologie, jako jsou pixely, pluginy, tagy, webové majáky. Dohromady tyto technologie budeme dále nazývat cookie.
Pomocí souborů cookies můžeme získávat a zpracovávat zejména informace týkající se prohlížeče a jeho verze, operačního systému, URL dříve navštívené stránky, IP adresy, času požadavku serveru, ID uživatele, jazyka, vyhledávání na webu, produktů přidaných do košíku, údajů týkajících se autentizace, údajů týkajících se přehrávaného obsahu a dalších aktivit na webu nebo v aplikaci. Identifikátor uživatele spojujeme s dalšími údaji pocházejícími od vás (např. e-mailová adresa, telefonní číslo).
K jakému účelu využíváme soubory cookies?
Některé soubory cookies jsou nezbytné pro fungování webů a aplikací a využívání jejich zdrojů, zvyšují jejich výkonnost, umožňují rychlejší nalezení potřebných informací. Některé soubory cookies jsou rovněž využívány k získávání informací pro analytické a statistické účely nebo pro marketingové účely (např. poskytování přizpůsobené reklamy na základě vaší aktivity nebo retargeting, tedy poskytování určité reklamy na jiných stránkách na internetu).
Soubory cookies, kromě těch nezbytných pro fungování našich služeb a aplikací, jsou instalovány v případě, že udělíte svůj souhlas, který je dobrovolný a může být kdykoli odvolán.
Využíváme soubory cookies třetích stran?
Ano, když využíváte naše služby nebo aplikace, můžete obdržet cookies pocházející od externích subjektů, se kterými spolupracujeme. Tyto cookies využíváme především pro analytické a marketingové účely. Používáme nebo v blízké budoucnosti plánujeme následující nástroje poskytované třetími stranami související s využíváním cookies a identifikátorů:
- Google Tag Manager – nástroj, který umožňuje správu značek umístěných na webu. Samotný nástroj nevyužívá soubory cookies, ale slouží ke správě značek, které mohou vést k ukládání souborů cookies.
- Google Analytics – nástroj, který slouží ke shromažďování analytických údajů, jako je počítání návštěv na webech nebo v aplikacích, analýza doby trvání návštěv a určení, které funkce nebo části webů či aplikací jsou nejčastěji využívány nebo navštěvovány. Google Analytics využívá soubory cookies a vytváří pseudonymizované profily uživatelů. IP adresy získané nástrojem jsou anonymizovány, aby nebylo možné je přiřadit ke konkrétnímu uživateli. Můžete zablokovat shromažďování informací o vaší aktivitě pomocí Google Analytics na stránce: tools.google.com/dlpage/gaoptout
- Hotjar – nástroj, který slouží ke shromažďování analytických údajů o chování a preferencích uživatelů na našem webu, např. čas strávený na konkrétních stránkách, nejčastěji kliknuté prvky. Hotjar ukládá výše uvedené informace do pseudonymizovaného profilu uživatele. Ani Hotjar, ani my nebudeme tyto informace používat k určení identity jednotlivých uživatelů nebo k jejich propojení s dalšími údaji daného uživatele. Můžete zablokovat shromažďování informací o vaší aktivitě pomocí Hotjar na stránce: help.hotjar.com/hc/en-us/articles/360002735873-How-to-Stop-Hotjar-From-Collecting -your-Data
- Survicate – nástroj, který slouží k provádění průzkumů určujících úroveň spokojenosti zákazníků za účelem zlepšení a zdokonalování nabízených produktů a služeb.
- SALESmanago – nástroje podporující automatizaci marketingových a prodejních procesů, včetně zpracování marketingových a prodejních údajů a jejich složité analytiky v tzv. multikanálovém modelu – tedy v modelu umožňujícím oslovit uživatele prostřednictvím různých kanálů (např. webové stránky, push notifikace, SMS, MMS, e-mail, chat, telefon atd.) a různých zařízení (např. počítač, smartphone, tablet, telefon).
Jak spravovat soubory cookies?
Můžete spravovat nastavení cookies prostřednictvím cookie banneru dostupného na webové stránce profitroom.com. Soubory cookies, kromě těch nezbytných pro fungování webu, jsou námi využívány pouze na základě souhlasu uživatele. Kdykoli můžete zakázat, odstranit již uložené soubory cookies nebo změnit možnost jejich ukládání na svém zařízení prostřednictvím změny nastavení prohlížeče nebo cookie banneru na webové stránce. Pamatujte, že změna nastavení prohlížeče spočívající v zakázání nebo omezení možnosti ukládání cookies může omezit funkčnost služeb nebo aplikací. V liště menu každého internetového prohlížeče v sekci „Nápověda“ najdete informace o tom, jak spravovat nastavení souborů cookies.
Další důležité informace týkající se fungování služeb:
Geolokace: V prohlížeči, aplikaci nebo v nastavení svého zařízení můžete udělit souhlas s využíváním údajů o geolokaci. Tuto funkci využíváme k analytickým účelům.
Jak zakázat sdílení polohy?
Sdílení polohy můžete zakázat prostřednictvím nastavení aplikace, zařízení nebo vašeho prohlížeče.
10
Změny
20. Můžeme čas od času upravit nebo změnit tyto Zásady ochrany osobních údajů. Veškeré změny, které můžeme v budoucnu provést v těchto Zásadách ochrany osobních údajů, budou zveřejněny na této stránce. Abychom vás informovali o změnách v těchto Zásadách ochrany osobních údajů, změníme datum v horní části této stránky. Nové upravené nebo změněné Zásady ochrany osobních údajů budou platné od tohoto data aktualizace. Pravidelně prosím kontrolujte změny a doplnění.
Přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Buďte v obraze. Získejte nejnovější informace, praktické rady či inspiraci od Profitroomu.