Wyzwanie: Setki powtarzalnych zapytań a realny czas dla gościa na miejscu

Obiekty historyczne z bogatą infrastrukturą generują potężny wolumen zapytań przedrezerwacyjnych. W szczycie sezonu konieczność ręcznej obsługi cyfrowych wiadomości odciągała personel Zamku Ryn od gości przebywających na miejscu, stając się nieuzasadnionym obciążeniem operacyjnym.

Zanim gość sfinalizuje pobyt w dużym resorcie, potrzebuje precyzyjnych informacji (np. o strefie SPA, polityce pobytu zwierząt czy opcjach parkingowych). Tradycyjnie oznacza to dziesiątki wiadomości w komunikatorach i mailach. Dla Zamku Ryn rosnąca liczba zapytań nie była problemem popytowym, lecz wyzwaniem z zakresu kosztów pracy. Ręczna obsługa kanałów cyfrowych pochłaniała cenne roboczogodziny.

W hotelarstwie premium każda minuta spędzona przez recepcjonistę na odpisywaniu na standardowe pytania to minuta odebrana gościowi, który stoi przy kontuarze. Hotel potrzebował rozwiązania, które odciąży zespół z powtarzalnych zadań, zabezpieczając jednocześnie jakość obsługi oraz przepustowość działu rezerwacji.

Rozwiązanie: Profitroom AI Agent jako wsparcie operacyjne

Zamek Ryn wdrożył narzędzie Profitroom AI Agent, integrując je natywnie z Booking Engine 360. Technologia przejęła obsługę zapytań (w tym z komunikatora Whatsapp), a cały ruch zyskał centralne zarządzanie w panelu Inbox.

Zamiast traktować automatyzację jako kolejny koszt IT, hotel podszedł do wdrożenia jak do rekrutacji cyfrowego asystenta ds. rezerwacji. Profitroom AI Agent opiera się na architekturze bezpośrednio połączonej z silnikiem rezerwacyjnym. Taka struktura minimalizuje ryzyko tzw. halucynacji – odpowiedzi algorytmu bazują wyłącznie na aktualnych cennikach i realnej dostępności.

Narzędzie skonfigurowano w sposób maksymalizujący potencjał wielokanałowości ze szczególnym naciskiem na Whatsapp. Proces zaplanowano tak, by chronić jakość relacji: hotel wysyła gościowi spersonalizowaną ofertę, a Profitroom AI Agent zdejmuje z zespołu ciężar dalszej rozmowy. Algorytm przejmuje konwersację, rozwiewa wątpliwości gościa i dynamicznie dostosowuje propozycje, prezentując nowe warianty pobytu aż do finalizacji rezerwacji.

Wyniki: Odzyskana przepustowość i samofinansująca się technologia

W ciągu 60 dni szczytu sezonu Profitroom AI Agent obsłużył 1 586 wiadomości, co pozwoliło zespołowi odzyskać 30 godzin pracy. Dodatkowo hotel sfinalizował 104 rezerwacje z kanału WhatsApp. Narzędzie zadziałało tu jako perfekcyjne wsparcie sprzedaży – to zespół hotelu wysyłał gościom przygotowaną ofertę, a AI Agent płynnie przejmował dalszą rozmowę, rozwiewał wątpliwości i prowadził klienta prosto do finalizacji rezerwacji bezpośredniej.

Analityka operacyjna za czerwiec i lipiec 2026 roku potwierdza radykalną zmianę w modelu pracy recepcji. Zdejmując z siebie ciężar wirtualnych konwersacji, zespół Zamku Ryn zyskał przestrzeń na budowanie bezpośrednich relacji z gośćmi i operacyjny upselling na miejscu.

• Optymalizacja czasu pracy: System przejął obsługę 1 586 wiadomości (580 w czerwcu, 1 006 w lipcu). Przełożyło się to na około 30 roboczogodzin odzyskanych w skali zaledwie dwóch miesięcy.
• Samofinansujące się wdrożenie: 104 sfinalizowane rezerwacje przez WhatsApp (27 w czerwcu, 77 w lipcu) to dowód, że inteligentna automatyzacja potrafi na siebie zarobić. Profitroom AI Agent zadziałał w tym procesie jako kluczowe narzędzie wsparcia konwersji – płynnie obsługiwał zapytania gości po otrzymaniu przez nich oferty od hotelu, pomagając domknąć sprzedaż, która wygenerowała przychód znacznie przewyższający koszty samej technologii.
• Wysoka skuteczność kanału: System obsłużył 174 dedykowane oferty za pośrednictwem Whatsappa. Aż 104 konwersacji w tym kanale zostało poprowadzonych i domkniętych przez sztuczną inteligencję. Średni wskaźnik zaangażowania gości utrzymał się na stabilnym poziomie 86,6%.

Głos Lidera

„Technologia w hotelarstwie ma sens tylko wtedy, gdy ściąga z zespołu ciężar operacyjny lub realnie wspiera wynik finansowy. Profitroom AI Agent w Zamku Ryn dowozi oba te cele. W najtrudniejszych miesiącach sezonu algorytm obsłużył blisko 1 600 wiadomości, co oddało moim pracownikom 30 godzin. To bezcenny czas, który inwestujemy w gościa na miejscu, realizując naszą Legendarną Gościnność. Co równie ważne, to narzędzie po prostu na siebie zarabia. Zyskaliśmy cyfrowego pracownika, który optymalizuje koszty, nie męczy się i jest do dyspozycji gości 24 godziny na dobę.”

– Łukasz Kundzicz, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu, Zamek Ryn