Profitroom Talks NUTREND WORLD: Jak automatizace voucherů pomáhá zvládat i dvacetinásobný vánoční nápor

S rostoucím zájmem ale přišla i obrovská administrativní zátěž pro recepci. O tom, jak situaci vyřešila automatizace a propojení systémů Profitroom a HotelTime, jsme si povídali s manažerem hotelu, Tomášem Sklenářem.

Vouchery dnes vnímáme jako jeden z nejsilnějších doplňkových produktů hotelu. Hosté stále častěji hledají smysluplný a zároveň praktický dárek, který nabízí zážitek, odpočinek nebo péči o sebe. Proto se snažíme mít v nabídce voucher prakticky na každou službu, kterou u nás může host využít – od gastronomie přes wellness až po komplexní pobytové balíčky.

V naší nabídce najdete vouchery do restaurace, na wellness, na masáže, do fitness a na pobytové balíčky. Mezi nejprodávanější určitě patří ty na ajurvédské masáže, které provádí naše rodilé Filipínky.

Než jste přistoupili k automatizaci, jak vypadala administrativa spojená s prodejem poukazů?

Online prodeje voucherů u nás tvořily přibližně 45 % všech prodaných poukazů a toto číslo neustále rostlo. S tím se ale pojila značná administrativní zátěž. Ruční zpracování jednoho voucheru včetně veškeré administrativy dříve zabralo recepci zhruba 3 až 4 minuty.

Největší výzvou pak pro nás bylo předvánoční období. V posledním týdnu před Vánoci nám prodeje pravidelně rostou i více než dvacetinásobně. Zvládnout takový nápor nárazových objednávek manuálně znamenalo obrovský stres a zátěž pro personál recepce.

„Voucher je ve většině případů dárek, takže hosté dnes očekávají okamžité doručení voucheru i potvrzení o platbě jako standard. Zejména u last-minute nákupů hraje rychlost a jednoduchost procesu klíčovou roli.“ – Tomáš Sklenář, manažer hotelu NUTREND WORLD

Rozhodli jste se proto pro řešení v podobě propojení voucher shopu od Profitroomu přímo s vaším hotelovým systémem (PMS) HotelTime. Jak tato implementace probíhala?

Stali jsme se prvním hotelem, který toto přímé propojení nasadil. Celé nastavení ale proběhlo velmi hladce. Náš tým pouze dodal podklady k jednotlivým voucherům prodávaným přes Profitroom, aby je bylo možné správně spárovat na konkrétní služby v systému HotelTime. Samotné technické propojení pak plně vyřešila podpora obou systémů, díky čemuž byl pilotní provoz rychlý a zcela bez komplikací.

Jak celý systém funguje v praxi z pohledu hosta i hotelu?

Z pohledu hosta je to maximálně pohodlné. Vybere si voucher, zaplatí online a během pár minut má poukaz i doklad o zaplacení v e-mailu. Skvělé je, že host může voucher jednoduše zadat přímo v rezervačním procesu Profitroom Booking Engine a okamžitě si zarezervovat termín pobytu a to bez nutnosti telefonovat nebo psát na recepci.

Z pohledu hotelu se voucher po vytvoření sám propíše do systému HotelTime, kde se automaticky vytvoří doklad a nastaví se správný typ úhrady pro účetní oddělení.

Když se ohlédnete zpět, v čem vidíte největší skok v profesionalitě vašich služeb po zavedení této technologie?

Největší přínos vidíme jednoznačně v časové úspoře, eliminaci chyb a celkovém zrychlení procesu. Čas na zpracování jednoho voucheru na recepci se zkrátil na maximálně minutu, kdy recepce pouze zkontroluje správnost zápisu. Automatické propisování navíc zcela odstranilo riziko, že recepční omylem vybere špatnou službu nebo typ úhrady. Systém pracuje přesně podle nastavených pravidel a pro účetní oddělení to znamená obrovské zjednodušení fakturace.

Díky automatizaci a stabilitě systému dnes víme, že i extrémní vánoční objem objednávek proběhne bez problémů a bez zbytečné zátěže pro recepci. Ušetřený čas navíc může personál věnovat přímé péči o hosty na místě.

Co byste na závěr doporučil ostatním hoteliérům, kteří o automatizaci teprve uvažují?

Automatizace dnes není jen o úspoře času, ale hlavně o celkovém komfortu hosta. Host očekává, že voucher nakoupí online během pár minut, okamžitě jej obdrží a bez komplikací využije. Pokud celý proces funguje rychle a bezchybně, výrazně to zvyšuje důvěru v hotel a celkový zákaznický zážitek. Přínos vidíme hlavně v interní efektivitě, rychlosti zpracování a eliminaci chyb. Vřele to doporučuji všem.

Závěr

Propojení voucher shopu Profitroom s hotelovým systémem HotelTime přineslo hotelu NUTREND WORLD zásadní zvýšení provozní efektivity a profesionalizace služeb. Hlavním výsledkem automatizace je zkrácení času na zpracování jednoho voucheru z původních 3–4 minut na méně než minutu, což recepci uvolnilo ruce pro přímou péči o hosty a umožňuje nadále rozšiřovat portfolio i objem voucherů prodaných online.

Výsledky

• Přes 1600 prodaných voucherů ročně, jejichž hodnota se vyrovná hodnotě rezervací
• Meziroční online nárůst prodeje voucherů o 36%
• Zvýšení efektivity administrativních úkonů o 75%

Aplikované produkty

• Profitroom Booking Engine 360 s vouchery
• Profitroom Channel Manager
• PMS Hoteltime

Autoři

	Ondřej Hrabě - Senior Customer Success Manager, Profitroom
	Tomáš Sklenář - Manažer hotelu, NUTREND WORLD