Potwierdzenie rezerwacji w hotelu

Dokładne informacje zawarte w potwierdzeniu rezerwacji są w stanie często znacznie ułatwić późniejszą komunikację z gościem. Są dla niego bardzo cennym zbiorem potrzebnych informacji, a przede wszystkim gwarantują pobyt i stanowią jego potwierdzenie. 

Komu służą potwierdzenia rezerwacji?

Potwierdzenie rezerwacji jest kluczowym elementem w procesie rezerwacyjnym, który przynosi korzyści obu stronom. Goście zyskują pewność i spokój, wiedząc, że ich zakwaterowanie jest zabezpieczone, a hotel może lepiej zarządzać swoimi zasobami i zapewniać wysoki standard usług. Dzięki temu zarówno odwiedzający, jak i zarządzający hotelem mogą cieszyć się współpracą, poruszając się w wyznaczonych rezerwacją granicach. Szczegóły rezerwacji to bowiem dla gościa bezcenne informacje dotyczące zasad związanych z pobytem (zameldowanie, wymeldowanie, zasady obowiązujące w trakcie pobytu, anulowanie rezerwacji). Hotel natomiast dzięki wcześniejszym rezerwacjom jest w stanie zarządzać obłożeniem, przygotować się na obsługę określonej liczby osób. 

Dla gościa potwierdzenie po dokonaniu rezerwacji to zapewnienie, że ma zarezerwowane miejsce w hotelu i nie musi martwić się o brak dostępności po przyjeździe.

Samo potwierdzenie zawiera zaś wszystkie szczegóły dotyczące rezerwacji, takie jak daty pobytu, rodzaj pokoju, ceny oraz wszelkie dodatkowe usługi. To pozwala uniknąć nieporozumień i błędów.

W razie jakichkolwiek problemów związanych z rezerwacją, potwierdzenie stanowi dowód, który może być użyty do rozwiązania ewentualnych sporów z hotelem.

Potwierdzenie rezerwacji pomaga hotelowi efektywnie zarządzać dostępnością pokoi, zapobiegając overbookingowi i umożliwiając lepsze planowanie zasobów. Mniejsze lub większe obłożenie pozwala także na podejmowanie decyzji związanych z polityką cenową.

Posiadając potwierdzenie, hotel może odpowiednio przygotować pokój zgodnie z życzeniami gościa, a także planować inne usługi (np. transfer z lotniska, specjalne życzenia dotyczące diety).

Potwierdzenie rezerwacji, szczególnie gdy jest związane z przedpłatą lub gwarancją karty kredytowej, zmniejsza ryzyko nie przybycia gościa (no-show), co pozwala hotelowi na bardziej stabilne zarządzanie zasobami.

Kompleksowe informacje i zasady obejmujące dokonanie rezerwacji

Potwierdzenie rezerwacji hotelowej jest kluczowym elementem w procesie rezerwacyjnym, zapewniającym zarówno gościom, jak i hotelowi jasność i pewność dotyczącą zakwaterowania. Gość musi podać podstawowe informacje, dokonać wyboru pokoju i terminu pobytu, podać dane płatnicze oraz zaakceptować politykę hotelu. Po spełnieniu tych warunków, hotel wysyła potwierdzenie rezerwacji, które zawiera wszystkie szczegóły dotyczące pobytu. Warunki otrzymania potwierdzenia rezerwacji mogą się różnić w zależności od polityki danego hotelu (szczególnie w odniesieniu do typu rezerwacji), natomiast istnieją podstawowe wymagania, które właściwie zawsze trzeba spełnić, aby otrzymać potwierdzenie rezerwacji:

• dokonanie rezerwacji: rezerwacja przez system rezerwacyjny hotelu lub platformę rezerwacyjną, telefonicznie lub przez wiadomość e-mail,

• podanie danych osobowych i kontaktowych,

• wybór terminu i rodzaju pokoju, określenie daty przyjazdu i wyjazdu, a także wskazanie konkretnego typu pokoju z dostępnej w danym momencie oferty,

• podanie informacji płatniczych, ich zakres różni się w zależności od typu rezerwacji, natomiast najczęściej hotel prosi o podanie danych karty kredytowej/debetowej jako gwarancji rezerwacji, w niektórych przypadkach może być wymagana przedpłata lub pełna płatność z góry,

• akceptacja polityki hotelu, zgoda na warunki anulacji rezerwacji i związane z tym ewentualne opłaty oraz akceptacja ogólnych warunków i regulaminu hotelu.

W przypadku przedpłaty, warto skorzystać z możliwości płatność on-line, którą dają profesjonalne systemy rezerwacyjne. Goście nie będą musieli uzupełniać danych do przelewu, a hotel natychmiast otrzyma potwierdzenie dokonania płatności. Podobnie w samym potwierdzeniu rezerwacji można korzystać z różnego rodzaju narzędzi ułatwiających gościowi przechodzenie od razu do konkretnych miejsc strony hotelu, systemu rezerwacji usług dodatkowych itd. To wszystko rozwiązania, które docenia wielu gości, ponieważ ich uwzględnienie w komunikacji zwalnia z konieczności ich samodzielnego poszukiwania.

Jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji?

Dobrze przygotowane potwierdzenie rezerwacji hotelu stanowi element profesjonalnej obsługi gości, co buduje zaufanie i pozytywny wizerunek obiektu. Ma także bardzo praktyczny wymiar – im więcej konkretnych informacji będzie ono zawierało, tym mniejsze będzie ryzyko, że perspektywa hotelu i gościa okażą się rozbieżne w jakimś zakresie. Informując o wielu elementach i zasadach rezerwacji, można uniknąć niejednego potencjalnego konfliktu z hotelowym gościem. Dlatego też, potwierdzenie rezerwacji hotelowej powinno być:

• przejrzyste,

• szczegółowe,

• kompletne – zawierać wszystkie niezbędne informacje, które pozwalają uniknąć jakichkolwiek nieporozumień.

Po prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji gość hotelowy powinien otrzymać potwierdzenie zawierające:

• podstawowe dane: numer rezerwacji, pełna nazwa hotelu, dane kontaktowe do obiektu (adres, numer telefonu, adres e-mail), imię i nazwisko gościa, jego adres e-mail oraz numer telefonu.

• szczegóły i termin rezerwacji: datę przyjazdu i planowanego wyjazdu, rodzaj pokoju z dokładnym opisem (ewentualnie danymi dotyczącymi wyposażenia), łączny koszt pobytu (z wyszczególnionymi opłatami za nocleg, podatki i dodatkowe usługi), informacje o metodzie płatności, kwotę przedpłaty (jeśli dotyczy ona danej rezerwacji), warunki płatności.

• dodatkowe informacje: warunki rezygnacji, w tym zwrotu pieniędzy, terminy, do których można bezpłatnie anulować rezerwację; informacje o usługach dodatkowych, które zostały zarezerwowane (np. transfer z lotniska, wycieczki, usługi spa) i możliwościach ich rezerwacji poza tą już dokonaną; potwierdzenie wszelkich specjalnych życzeń gościa (np. łóżeczko dla dziecka, specjalna dieta).

• praktyczne wskazówki: standardowe godziny zameldowania i wymeldowania, oraz ewentualne możliwości wcześniejszego zameldowania lub późniejszego wymeldowania (wraz z opłatami, jeśli tego dotyczą), mapę i instrukcje dojazdu, wyraźnie jeszcze raz wskazany numer telefonu do recepcji na wypadek pytań lub potrzeby pomocy przed przyjazdem.

Wiadomość z potwierdzeniem rezerwacji bardzo często zawiera informacje, które można znaleźć na stronie hotelu, natomiast warto je w tej osobnej wiadomości umieścić. Goście często dokument potwierdzenia rezerwacji traktują jako podstawowe źródło informacji o zamówionej usłudze. Warto więc zadbać, żeby rzeczywiście tak było.

Do czego warto wykorzystać potwierdzenie rezerwacji? E-mail marketing hotelu

W przypadku rezerwacji online lub przez platformy rezerwacyjne, potwierdzenie rezerwacji jest często generowane automatycznie i wysyłane e-mailem. Produkty Profitroom pozwalają na zautomatyzowanie takich działań, ale jednocześnie wykorzystywanie wiadomości do gości jako elementu polityki marketingowej i promocyjnej. Dzięki połączeniu platformy rezerwacyjnej, bazy danych o gościach hotelowych, a także narzędzi marketingowych, w tym tych do zarządzania polityką cenową w hotelu możesz skutecznie poprawić wyniki związane z rezerwacjami bezpośrednimi, które dla każdego hotelu są najbardziej opłacalne. Warto wdrożyć narzędzia takie jak Booking Engine 360 oraz Marketing Automation, które są w stanie znacznie usprawnić pracę recepcji, a także uczynić ją bardziej efektywną.

Przy rezerwacjach telefonicznych lub e-mailowych hotel wysyła potwierdzenie po ręcznym przetworzeniu rezerwacji przez personel. Szczególnie w tym pierwszym wypadku warto korzystać z możliwości, jakie daje e-mail marketing i automatyzacja marketingu. Dzięki niej pracownicy recepcji nie muszą pojedynczo wysyłać do każdego gościa takiego potwierdzenia, co szczególnie w szczycie sezonu może utrudniającą codzienne obowiązki. W obu przypadkach natomiast warto wykorzystać potwierdzenie rezerwacji, jako jedną z wiadomości pozwalających utrzymać ciągłość komunikacji z gościem (od pierwszego zainteresowania ofertą, do zakończenia pobytu i przekazywania ofert na kolejną wizytę). Dobrze jest więc zadbać o wyrażenie przez gości zgody na tego typu poszerzoną komunikację, zatroszczyć się o jednolitą komunikację od strony wizerunkowej, czytelne, przejrzyste, ale i przyciągające uwagę komunikaty.

Potwierdzenie rezerwacji spełnia bardzo praktyczne funkcje w komunikacji między hotelem a gościem, ale jest także jednym z narzędzi budowania polityki informacyjnej i promocyjnej.