Wie Sie Ihre Liquidität durch Gutscheinmodelle verbessern können

Zurzeit ist das Hauptproblem der Hoteliers die Aufrechterhaltung ihrer Liquidität, denn es fehlen nicht nur neu eingehende Reservierungen, sondern auch bereits bestehende Buchungen werden storniert. Wir möchten Sie in dieser schwierigen Zeit so gut es geht unterstützen und Ihnen von den neuen Funktionalitäten berichten, die Profitroom Suite speziell in Zeiten der Pandemie bietet.

Ein Weg, um die Liquidität aufrechtzuerhalten

An dieser Stelle ist es wichtig, keine Vorauszahlungen zu verlieren. Jeder Hotelier hat Ausgaben, die er derzeit nicht begrenzen kann. Sie können es jedoch vermeiden, bereits erhaltene Vorauszahlungen einzubüßen. Leider entscheiden sich derzeit nur wenige Gäste dazu, ihre Reservierung zu ändern. Die meisten ziehen es weiterhin vor, sie zu stornieren. Dies liegt daran, dass niemand von uns weiß, wann verreisen wieder möglich sein wird.

Zum Mai-Wochenende hin sollten Sie noch mehr einkommende Stornierungen erwarten. Die Gäste, die ihren Aufenthalt noch nicht abgesagt haben, werden es wahrscheinlich früher oder später tun. Es ist nun erstrebenswert, einige dieser Stornierungen durch Gutscheine und die Möglichkeit eines späteren Besuchs in Ihrem Hotel zu ersetzen.

Warum sollte man Stornierungen in Gutscheine umwandeln?

Das Einbehalten einer Reservierung ist in erster Linie ein Vorteil für das Hotel, das dadurch die Vorauszahlung nicht an seine Gäste zurückerstattet, sondern das Geld auf seinem Konto behält. 

Direkte Reservierungen (die telefonisch oder über die Webseite eingehen) sind dabei besonders wichtig. Sie sind mit den niedrigsten Vertriebskosten verbunden, da sie im Vergleich zu Reservierungen über OTAs eine niedrige Provision haben und häufig durch Gäste eingehen, die Ihr Hotel bereits kennen.

Durch den Umtausch in einen Gutschein wird die zukünftige Buchung für den Gast einfach und angenehm. Dieser muss lediglich die Gutscheinnummer auf der Webseite während des Buchungsprozesses (Funktion in Kürze verfügbar!) oder bei Kontakt mit der Rezeption angeben.

Wie das in Profitroom Suite funktioniert

Ab sofort können Sie Gutscheine in der Profitroom Suite auf zwei Arten erstellen:

1. Der Rezeptionist kann den Gutschein manuell erstellen, wenn er die Reservierung per Telefon oder E-Mail storniert.
2. Der Gast kann den Gutschein selbst erstellen, wenn er die Buchung über die Profitroom Booking Engine storniert!

Sie müssen also nicht mehr in Gutschein-Software investieren, da alles transparent über die Profitroom Suite erfolgt.

Der Gutschein wird automatisch für den Betrag der Vorauszahlung ausgestellt. Bei einer Preiserhöhung zahlt der Kunde die Differenz bei Ankunft im Hotel, wobei weder Sie noch der Gast sich Umstände machen und den Preis für den Aufenthalt ändern müssen.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist die einjährige Gültigkeit des Gutscheins. Dies ermöglicht einem Gast, der beispielsweise einen Oster-Aufenthalt bucht, die gleiche Option für das kommende Jahr zu buchen. Das Hotel verteilt seine Gutscheine gleichmäßig im Laufe der Zeit und bietet in den kommenden Monaten damit Platz für neue Reservierungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Option für den Gutschein aktivieren!

Sie werden am Besten entscheiden, was die richtige Strategie für Ihr Hotel ist. Wir empfehlen Ihnen jedoch wärmstens, die Funktion der eigenständigen Gutscheinerstellung durch Gäste anstelle einer Stornierung zu aktivieren. Im Folgenden beschreiben wir, wie genau das geht:

Gehen Sie zu den Einstellungen → Reservierungssystem → Erweitert → Reservierungen ändern und bewegen Sie den Schieberegler nach rechts. Entscheiden Sie dann, ob Sie dieser Option Zeitlimits geben möchten oder ob Sie sie vorerst ohne Einschränkungen festlegen möchten, bis Ihr Hotel sich wieder im täglichen Betrieb stabilisiert.

Denken Sie daran: mit dieser Option können Gäste Gutscheine für alle Reservierungen ausstellen, die innerhalb des von Ihnen gewählten Zeitraums storniert wurden, einschließlich nicht erstattbarer Reservierungen. Dies ist jedoch der richtige Ansatz angesichts der außergewöhnlichen Bedingungen und der Gewinne, die Sie dadurch erzielen können, dass Sie Vorauszahlungen nicht einbüßen müssen.

Der Zugriff auf die Selbstgenerierung des Gutscheins ist über die Stornierungs- / Änderungsansicht der Buchung möglich, die der Gast sieht, wenn er versucht, über die E-Mail der Profitroom Booking Engine zu stornieren. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche ‘Buchung ändern’ sieht der Gast die Möglichkeit, die Stornierung in einen Gutschein einzutauschen.

Sie können die Grafik des Gutscheins nach Ihren Vorstellungen ändern. Wenn Sie dies nicht tun, sieht es folgendermaßen aus:

In Kürze sind Gutscheine für Buchungen über die Profitroom Booking Engine erhältlich. Diese Funktion wird vor dem erwartetet innländischen Buchungsboom hinzugefügt! Dadurch wird die Bearbeitung künftiger Reservierungen noch einfacher.

Denken Sie daran, dass Sie eine Stornierung während der manuellen Stornierung weiterhin in einen Gutschein umwandeln können.

Um eine Reservierung zu stornieren und automatisch einen Gutschein dafür zu erstellen, gehen Sie zur Reservierungsliste und wählen Sie die Reservierung aus, die Sie stornieren möchten.

Klicken Sie in der obigen Ansicht auf die Schaltfläche ‘Stornierung’ und wählen Sie dann die Stornierungsart ‘vollständige Rückerstattung der Anzahlung durch das Hotel in Form eines Gutscheins’ aus der Dropdown-Liste aus.

Wenn Sie Fragen zu der Erstellung von Gutscheinen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Finanzabteilung, die täglich zwischen 9:00 und 15:00 Uhr über unseren Live-Chat für Sie verfügbar ist.

Wenn Sie noch nicht zu unseren Kunden gehören und die Gutschein-Option nutzen möchten, kontaktieren Sie uns bitte!