Profitroom Talks: 65 % Direktbuchungsanteil und ein motiviertes Empfangsteam! Das Vislow Resort verrät ihr Geheimrezept

Das Vislow Resort ist ein einzigartiges Projekt, das von zwei Prinzipien geleitet wird: #eko und #slow. Das Team möchte jeden Aufenthalt in Vislow zu einer Auszeit vom Alltag und zu einem außergewöhnlichen Abenteuer machen, das den Gästen unvergessliche Erinnerungen beschert.

Damian Józefowicz, Customer Success Manager bei Profitroom, sprach mit Agnieszka Dyk, dem General Manager des Vislow Resorts über die Elemente der Direktbuchungsstrategie, die sie anwenden, und darüber, wie man ein festes, motiviertes Empfangsteam aufbaut.

Finden Sie heraus, wie Sie die OTAs übergehen und sich vom ersten Tagen an auf Direktbuchungen über die Webseite Ihres Hotels verlassen können. Lernen Sie die Elemente der Direktbuchungsstrategie kennen, die das Vislow Resort in Wisła an der Weichsel erfolgreich anwendet!

Willkommen bei Profitroom Talks!

Liebe Frau Dyk, können Sie unseren Lesern Ihren Resort vorstellen? 

Das Vislow Resort liegt an der Weichsel im Herzen der Schlesischen Beskiden, in Wisła Czarne, umgeben von Wäldern. Die Natur liegt uns am Herzen, daher lautet auch unser Slogan - Beskiden in unmittelbarer Reichweite. Vislow ist ein Projekt, in das viele Menschen ihr ganzes Herzblut gesteckt haben, und alle freuen sich über den Erfolg, den wir in so kurzer und schwieriger Zeit erzielt haben. Vislow zeichnet sich auch durch seine Architektur aus - der Komplex besteht aus 9 Gebäuden, die von Grünflächen umgeben sind und Platz bieten, um die umliegende Natur zu genießen. Vislow verfügt über 125 Wohnungen mit einer Größe von 33 bis über 60 m2, die unseren Gästen außergewöhnlichen Komfort bieten. Das Resort verfügt außerdem über ein Restaurant und eine Bar, ein Spielzimmer und ein Spa - jedes der Elemente, aus denen sich Vislow zusammensetzt, hat seinen eigenen einzigartigen Charakter. Wir bemühen uns, jeden Aufenthalt, jede Buchung und jedes Erlebnis einzigartig zu machen. Wir werden von Familien mit Kindern, Paaren und Singles, Skifahrern und Radfahrern sowie Gästen mit Haustieren besucht - jeder findet seinen Platz in Vislow und, was am wichtigsten ist, diese Gäste kommen immer wieder zu uns zurück und bereiten uns, den Mitarbeitern und Machern von Vislow, Zufriedenheit und Freude.

Wann haben Sie die Entscheidung getroffen, die Direktbuchungsstrategie zu verfolgen? War es schwierig, sie zu entwerfen und umzusetzen? Was war das größte Hindernis bei der Umsetzung der Strategie? 

Vislow Resort ist eine sehr junge Einrichtung, wir haben gerade erst das erste Jahr unseres Bestehens gefeiert. Die Produkte von Profitroom hingegen kenne ich schon lange und habe mit Freude beobachtet, wie das Unternehmen wächst und neue Lösungen einführt. Die Akquisition von Direktbuchungen war für mich bei jedem meiner Hotelprojekte ein wichtiges Ziel, und das war auch hier nicht anders. Von Anfang an wusste ich, dass Profitroom der wichtigste Partner für die Erreichung meiner Ziele sein würde. Man kann mit Sicherheit sagen, dass Profitroom zu einem großen Teil für den Erfolg von Vislow verantwortlich ist. Wir nutzen alle Tools und Möglichkeiten, die Profitroom bietet, vom Aufbau der Marke Vislow über die Webseite, die Buchungsmaschine, das CRM, das Marketing, die Suchmaschinenoptimierung und den Revenue-Support - die gesamte Arbeit war auf ein Hauptziel ausgerichtet: Reservierungen über Direktbuchungen zu gewinnen. Außerdem begann unsere Direktbuchungsstrategie lange vor der Eröffnung des Resorts. Schon Monate vorher haben wir damit begonnen, das Interesse der Gäste zu wecken, was sich dann in echten Buchungen niederschlug.

Unsere Berichte der letzten Monate zeigen, dass der Anteil der Online-Direktbuchungen bei 65 % liegt! Dies ist ein wirklich fantastisches Ergebnis. Können Sie unseren Lesern mitteilen, welche Tools Sie derzeit zur Unterstützung von Online-Direktbuchungen einsetzen? Welche davon sind Ihrer Meinung nach am wirksamsten?

In unserem besten Monat haben wir bisher mehr als 73 % Direktverkäufe erzielt. Dies wird definitiv von der Nachfrage beeinflusst - wenn für einen bestimmten Zeitraum ein hohes Interesse vorhergesagt wird, gehen wir direkt und rechtzeitig los und umgehen die OTAs. Natürlich handelt es sich um verkehrsreiche Zeiten wie den Winter, Schulferien, lange Wochenenden und Feiertage. Hier gibt es auch den größten Spielraum für Verbesserungen an der Rezeption - das Angebotsmodul ermöglicht es, mehrere personalisierte Optionen mit Angabe der jeweiligen Vorteile anzubieten - alles wird in einer klaren und ästhetisch ansprechenden Form präsentiert und ermöglicht es den Gästen, eine solche Buchung leicht abzuschließen. Das CRM ist das wichtigste Instrument, das im Direktvertrieb als Verkaufsinstrument eingesetzt wird. Darüber hinaus ist unsere gesamte Webseite so gestaltet, dass die Besucher unserer Webseite problemlos eine Buchung vornehmen können. Wir sorgen dafür, dass unsere Angebote immer auf dem neuesten Stand sind, fügen neue Blogbeiträge hinzu oder vervollständigen die Rubrik "Attraktionen" - alles, um den potenziellen Gast so lange wie möglich auf unserer Webseite zu halten, was ihn dazu veranlasst, eine Buchung vorzunehmen oder den Empfang zu kontaktieren. 

Den Besuchern unserer Webseite steht eine einfach zu bedienende Buchungsmaschine zur Verfügung, aber sie können auch die auf der Webseite verfügbaren Angebote einsehen, und hier ist es wichtig, dass diese Angebote rechtzeitig erscheinen, damit wir rechtzeitig für den Wettbewerb gewappnet sind und den Moment der Nachfrage nicht verpassen. Jedes Element unserer Webseite wurde bis ins kleinste Detail durchdacht und entwickelt, so dass der Gast leicht das beste Angebot für sich selbst finden kann und alle Extras konfigurieren kann, die er braucht, um seinen Aufenthalt in Vislow komfortabel und unvergesslich zu machen. Aber damit ein Gast unsere Webseite findet, sind natürlich auch Marketingaktivitäten notwendig - hier nutzen wir die Unterstützung und Erfahrung des Profitroom-Teams, das sich dem Marketing widmet. Wir nutzen viele Möglichkeiten des Online-Marketings und kümmern uns auch um unsere Community in den sozialen Medien. Es ist schwierig, ein einziges Instrument zu nennen, das am effektivsten ist. Viele Aktivitäten sind dafür verantwortlich, Gäste durch Direktmarketing anzuziehen, um sie auf unsere Webseite zu leiten, sie zu ermutigen, die Rezeption zu kontaktieren oder einfach die Marke VISLOW bekannt zu machen. All diese Aktivitäten sind miteinander verknüpft, und es braucht Entschlossenheit und Konsequenz bei diesen Aktivitäten, um die Ergebnisse dieser Arbeit zu sehen.

Wie hoch ist der aktuelle Anteil der Direktbuchungen (offline + online) bei Vislow? Haben Sie Pläne, den Direktvertrieb weiter auszubauen? Wenn ja, was ist Ihr Ziel, das Sie als realistisch ansehen?

Wie ich bereits erwähnt habe, hängt alles vom Zeitraum und der Nachfrage ab. Wir lassen nicht locker und arbeiten ständig daran, Besucher direkt zu akquirieren. Alles in allem sind alle unsere Aktivitäten in einer sehr einfachen Strategie zusammengefasst, die aus vier Elementen besteht. Erstens, Präsenz - hier liegt unser Hauptaugenmerk auf der Webseite, zweitens, Sichtbarkeit - das heißt, alle Marketingaktivitäten, die unser Resort bei den Nutzern bekannt machen und sie so zu möglichen Vislow-Gästen machen. Dann gibt es noch den Ruf, d.h. die Gastfreundschaft und den Komfort der Gäste im weitesten Sinne, und das Markenimage. All dies steht in engem Zusammenhang mit dem Revenue Management als viertem Teil des Puzzles. Es ist eine Strategie, die wir konsequent verfolgen und mit der wir die bestmöglichen Ergebnisse erzielen wollen. Werden wir die 73%-Marke durchbrechen? Das hoffe ich.

Welchen Ansatz verfolgt das Team bei der Direktstrategie? War es einfach, sie umzusetzen? Haben Sie ein Bonussystem für die Akquisition von Direktbuchungen?

Der Anfang war, wie bei allem Neuen und Unbekannten, schwierig. Die Umsetzung der Direktstrategie erfolgte in mehreren Schritten, die in ihrer Gesamtheit zu finanziellen Ergebnissen und zufriedenen Mitarbeitern führten. Das Hauptinstrument, das bei diesen Aktivitäten zum Einsatz kommt, ist das CRM-Produkt von Profitroom, aus dem wir etwa 45 % der Buchungen beziehen. Zu Beginn war es wichtig, den gesamten Inhalt auf den Rhythmus von Vislow abzustimmen - Sprache, Inhalt, Links zu externem Material usw. Die nächste Stufe war die Schulung zum Produkt selbst, aber die wichtigste Schulung war die zum effektiven Verkauf und zur effektiven Angebotsabgabe. Dank der von Tom Rybaczek (Business Development Manager bei Profitroom) durchgeführten Schulung wurde das Rezeptionsteam im Umgang mit dem Tool sicher und vertraut, so dass es ihnen nun schwer fallen würde, es wieder abzulegen.

Das letzte Element ist das Bonus-/Provisionssystem, das wir parallel zur Direktstrategie eingeführt haben. Es ist ganz einfach: Die Mitarbeiter an der Rezeption und in der Buchhaltung erhalten einen Prozentsatz auf jedes gewonnene Angebot, was ihnen einen lohnenden Zusatz zum Gehalt verschafft. Sie können auch selbst kreativ werden, wenn es darum geht, Angebote abzugeben, um Buchungen zu erhalten. Des Weiteren promoten wir unter den Mitarbeitern folgendes: "Wer die meisten Angebote, aber nicht weniger als 50, abgibt, erhält einen zusätzlichen Bonus.”

Könnten Sie zum Abschluss unseres Gesprächs einen Ratschlag für Hoteliers geben, die sich vielleicht noch fragen, ob es sich lohnt, mit einer Direktstrategie zu fahren?

Direkte Strategien sind auf jeden Fall die Arbeit und den Aufwand wert. Die Einsparung von Vertriebsmittlern ist der wichtigste messbare Aspekt, der sich direkt auf die Finanzen auswirkt, aber es gibt definitiv noch weitere Vorteile. Durch diese Maßnahmen haben wir eine Gästebasis aufgebaut, die Loyalität und Verbundenheit mit dem Resort zeigen. Wir haben eine einfache Möglichkeit, mit ihnen in Kontakt zu treten und ihnen Newsletter und Sonderangebote zukommen zu lassen, die nur für diese Gruppe bestimmt sind. Wir stellen fest, dass Gäste eher bereit sind, erneut zu buchen, wenn sie von uns Angebote erhalten, die speziell für sie bestimmt sind. Das Resort ist erst ein Jahr alt, und wir können bereits Gäste vorweisen, die immer wieder kommen. Die Gäste, die uns am Maifeiertag besuchten, buchten sofort einen Urlaub usw. Außerdem ziehe ich es vor, das Geld, das ich bei den Provisionen "spare", in Form von Vergünstigungen und Prämien an die Mitarbeiter weiterzugeben, die das sehr zu schätzen wissen, wie man an dem unermüdlichen Empfangs- und Reservierungsteam und seinem Engagement für das Vislow-Projekt sehen kann. Ich möchte jeden ermutigen, seine Tätigkeit zu überprüfen und eine direkte Strategie zu verfolgen.

Vielen Dank für das Interview und ich drücke die Daumen für den weiteren Erfolg vom Vislow Resort!

Profitroom Talks ist eine Reihe von Gesprächen mit Hoteliers, die ihre Best Practices mit der Hotelbranche teilen. Unser Ziel ist es, Hotels zu inspirieren, mehr Buchungen über ihre Webseiten zu erhalten, Prozesse zu optimieren und den Umsatz zu steigern.